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Le 6 juillet 2021|5 min de lecture

7 étapes pour planifier et réussir l’aménagement de mes futurs locaux

Introduction

Vous voulez favoriser le bien-être, la créativité et la productivité de vos collaborateurs ? Rien de mieux que de repenser leur lieu de travail. Mais l’opération peut être complexe et stratégique. L’aménagement de vos locaux doit passer par une succession de phases. Pour ne rien oublier, voici les 7 étapes d’un projet réussi.

1. L’état des lieux 

Pour commencer, il faut tout mettre à plat. C’est la phase du diagnostic. Vos besoins sont analysés ainsi que les qualités et potentialités de votre espace. Vous devez vous poser les questions suivantes :

  • Qu’est-ce qui fonctionne bien et moins bien dans vos locaux ?
  • Quel est votre mode de travail (flex avec openspaces ou hiérarchisé avec bureaux fermés et individuels) ?
  • Souhaitez-vous aménager de nouveaux espaces, par exemple des salles de détente ou de réunion ?
  • Avez-vous besoin d’optimiser votre surface suite au développement du télétravail ?
  • Quels sont les espaces exploités et exploitables ?

Les besoins de vos collaborateurs sont recueillis à l’aide de questionnaires et de workshops. Ce sont les utilisateurs finaux de vos locaux, il est donc nécessaire qu’ils soient impliqués dans votre projet.

2. Le cahier des charges

Le cahier des charges est une étape essentielle, il faut le préparer minutieusement. Celui-ci va définir un planning d’intervention et une enveloppe budgétaire en fonction du type de rénovation et de la surface des locaux. Le cahier des charges intègre également l’ensemble des contraintes règlementaires liées à la législation du travail, à la sécurité des personnes et parfois à l’urbanisme.

3. Le space planning

Vos besoins structurels ont été analysés. C’est l’heure de les traduire en plans de réaménagement de vos locaux. Ils vont tenir compte de nombreux points pour positionner idéalement les espaces, le mobilier et les équipements :

  • Les flux de circulation de vos collaborateurs ;
  • Les contraintes des lieux telle la nécessité d’implanter une cafétéria proche d’un réseau d’arrivée et d’évacuation d’eau ;
  • Les normes en vigueur…

4. La définition d’une ambiance

C’est le moment de personnaliser vos locaux dans une ambiance qui vous ressemble. Quel est votre style ? Industriel, green, design…  Quelle est votre exposition à la lumière ? Vous pouvez donner la priorité à l’éclairage naturel ou installer des éclairages qui s’y rapprochent. Il est également temps de repenser l’aménagement en créant des espaces de démonstration, un showroom ou un laboratoire par exemple. En résumé, misez sur votre expertise et valorisez votre image de marque !

5. Le confort et le bien-être de vos salariés

Le confort acoustique est amélioré par des dispositifs d’insonorisation que sont les pièges à son, les panneaux et cloisons acoustiques… D’une pierre deux coups, les cloisons vont supprimer les grands linéaires de bureaux en délimitant l’espace. Profitez-en pour créer des espaces informels de détente et des bulles propices à la concentration. Sans oublier les postes de travail ergonomiques, les rangements fonctionnels et les équipements connectés.

6. Les dispositifs techniques

Il est temps de penser aux emplacements et à la faisabilité des dispositifs techniques pour profiter au mieux de leurs fonctionnalités. L’électrification doit être étudiée pour les postes de travail et pour chaque zone (prises de courant, Ethernet…). La capacité d’accueil de vos salariés sera définie par le nombre d’issues de secours et des toilettes. Pour les espaces nécessitant un point d’eau, il faut être proche d’une évacuation existante ou prévoir un système de relevage. Et souvent, la disposition des pièces dépend de l’installation du chauffage et de la climatisation. Bien penser ses dispositifs techniques, c’est créer des espaces fonctionnels.

7. L’accompagnement

Le meilleur moyen de conduire ses travaux en toute sérénité est de faire appel à une entreprise spécialisée en aménagement d’espaces. Son rôle est d’assurer la coordination des différents corps de métiers et de mettre à votre service son réseau de partenaires. Privilégiez une entreprise locale pour sa réactivité et son accompagnement de proximité. Dans votre recherche de l’entreprise idéale, il est utile de comparer les devis et de visiter des showrooms. Et pour une tranquillité maximum, l’heureux élu pourra s’occuper également de vos démarches administratives.

Conclusion

L’aménagement de ses locaux ne s’improvise pas. Il nécessite de se poser les bonnes questions, de s’impliquer et de mobiliser ses collaborateurs. Pour simplifier vos démarches et obtenir un résultat à la hauteur de vos attentes, vous pouvez compter sur nos équipes spécialisées dans l’aménagement de locaux.

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