Le flex office, ou le fait de ne pas avoir de poste de travail attitré, attire de plus en plus d’entreprises françaises, et tout comme le télétravail, il a été impulsé suite aux nouvelles normes sanitaires. Plus de 50% des entreprises françaises disent envisager le flex office pour leurs équipes, c’est ainsi que de nombreuses questions se posent : Qu´est-ce que l´on entend par flex office ? Quel modèle hybride choisir et pourquoi ? Comment accompagner ses salariés dans ce changement ? Voici quelques réponses de nos équipes ISOFIS en partenariat avec BICG, spécialiste dans la conception des nouveaux modèles de travail ainsi que dans l’accompagnement au changement.
Le premier avantage du flex office n´est pas négligeable pour les entreprises : une réduction du coût du poste de travail motivée par une optimisation des m2. Même si le flex office implique une homogénéisation des outils technologiques des collaborateurs, on compte en moyenne 13.596€ par an pour un poste de travail fixe (source Workplace Magazine) contre 2.232€ par an pour un poste en flex office. Par ailleurs, avec des postes de travail flexibles, les déménagements internes sont plus faciles et économiques.
Au-delà du poste de travail en lui-même, les modèles hybrides permettent aussi une diminution du stress et de la fatigue liés, par exemple, aux temps de déplacement. Le flex office réduirait de 5,5 jours par an la durée d’arrêts maladie (RH mobilité).
Le flex office peut permettre d’augmenter la productivité des équipes. Couplé avec le télétravail, les salariés ont un meilleur équilibre de vie professionnelle/vie privée. Lorsqu’ils sont présents au bureau, celui-ci devient un point de rencontre, de collaboration et d´échange. En ouvrant les espaces et créant une stratégie spatiale basée sur l´activité, les collaborateurs créent des liens avec les personnes d’autres départements et services, en développant une culture plus ouverte et centrée sur la collaboration.
De plus, les modèles hybrides permettent aux équipes de se responsabiliser quant à l’organisation de leur temps, grâce aux outils digitaux (messagerie instantanée, partage et gestion de projets et support IT) et à l’orientation de leur travail envers les résultats et les objectifs fixés. Le management doit s´adapter aux nouveaux besoins, visant une plus grande flexibilité et bienveillance, et les espaces disponibles au bureau doivent aussi répondre à ces nouveaux besoins.
Les modèles hybrides ont un impact positif sur l’image des entreprises les mettant en place. De plus en plus de collaborateurs recherchent la flexibilité dans leur environnement de travail. Proposer du télétravail et du flex office (comme un bureau flexible adapté à ses besoins) sont des facteurs d’attraction de nouveaux talents. Par ailleurs, procurer les infrastructures nécessaires (postes de travail adaptés, équipements, workflow, technologie, support) dans le but qu’ils se sentent bien dans l’entreprise devient un facteur de rétention de ces talents. L’image de marque des entreprises évoluant vers des modèles de travail hybrides est plus moderne et progressiste, et cette évolution est perçue comme une innovation positive.
Le choix d’un modèle hybride est complexe et lourd d’implications pour l’ensemble des équipes et ne doit donc pas être fait de manière précipitée. Nous vous conseillons pour cela de vous faire accompagner par un expert tel que BICG avant de vous lancer. Une analyse poussée des processus, technologies, espaces et culture de l’entreprise permettent à BICG d’imaginer le modèle hybride qui fonctionnera le mieux dans votre structure pour que le changement se fasse sereinement et durablement.
Concernant l’aménagement des locaux, suite au passage à un modèle hybride, il est souhaitable de se faire épauler par une entreprise spécialisée telle qu’ISOFIS pour aménager des postes adaptés au flex office. La mise en place du modèle hybride a une conséquence directe dans les nouveaux espaces et leurs usages : l’entreprise devient un lieu de rencontre entre les collaborateurs et il faut donc imaginer et concevoir un modèle spatiale basé sur l´activité (activity based office).
Il doit regrouper des espaces collaboratifs différents tels que des salles de réunions connectées et adaptées à la vidéoconférence, des salles de projets, des bulles phoniques. Des espaces de convivialité comme une cafétéria où les collaborateurs collaborent de façon informelle, un espace détente, etc. Ce riche écosystème exige la mise en place d’outils de gestion des postes de travail.
La transition vers un mode de travail hybride et son application dans l’entreprise peuvent être source d’inquiétude pour certains collaborateurs, c’est pourquoi il est primordial qu’ils soient accompagnés tout au long de ce processus. Il vous faudra en premier lieu prendre le temps d’expliquer pourquoi le changement est nécessaire ainsi que les bénéfices qui en découlent pour les équipes et pour le management. Il faudra rassurer les collaborateurs en les formant aux potentiels nouveaux outils et en leur proposant des systèmes de supports pour répondre à leurs questions.
BICG accompagne des équipes avec une gestion du changement structurée et prouvée pendant près de 25 ans d’expérience (résultats : 98% des collaborateurs ne reviendraient pas à l’ancien modèle de travail). Il est important de recueillir leur avis, avant, pendant et après l’implémentation des changements pour s’assurer que les collaborateurs adhèrent à la nouvelle organisation et qu’ils aient tout ce dont ils ont besoin pour cela.
